Das Al-Ahli Hospital im Herzen von Doha, der Hauptstadt Katars, umfasst 250 Betten und 25 Abteilungen von der Anästhesiologie bis Neurochirurgie. Mit dem Ziel einer höheren Transparenz im Mitarbeiter- Zeiterfassungssystem, beschloss die Klinikleitung, eine UHF-RFID-basierte Lösung einzusetzen.
Nach der erfolgreichen Implementation wurde das Projekt in mehreren Schritten ausgeweitet: Von den Fahrzeugen der Mitarbeiter über ihre Teilnahme an Fortbildungsmaßnahmen bis hin zu Krankenhausassets setzt das Al-Ahli Hospital aktuell und zukünftig auf UHF-RFID von Feig Electronic.
Khaled Mohammed Ezz Al-Din, Regional Manager für ID Systems & IT bei OG Tech, berichtet im Gespräch mit RFID im Blick, wie die Implementation von Wireless-IoT-Technologie in immer mehr Bereichen des Krankenhauses Anwendung findet.
Hygiene
Die Authentifizierung des Personals im Al Ahli Hospital fand seit der Eröffnung des Krankenhauses mittels Fingerprint-Überprüfung statt. In klinischen Umgebungen wie Operationssälen entspricht diese Lösung allerdings nicht den notwendigen Hygienestandards.
Die kontaktlose Authentifizierung mittels UHF-RFID in Mitarbeiterausweisen hilft, dieses Gesundheitsrisiko auszuschalten.
Mitarbeiter-Erfassung
Sowohl bei der Zufahrt auf den Personalparkplatz als auch beim Betreten und Verlassen der Campusgebäude erfassen stationäre UHF-Reader und -Antennen von Feig Electronic die Angestellten.
Dazu befinden sich an den Fahrzeugen der Beschäftigten Windshield-Label und die Arbeitnehmer führen eine ID-Karte mit integriertem UHF RFID-Transponder mit sich. Auch die Einhaltung von Pausenzeiten und die Teilnahme an obligatorischen Fortbildungen kann so exakt dokumentiert werden.
Asset Management
Die ursprünglich zur Erfassung der Mitarbeiter installierte Infrastruktur wird jetzt auch zum Tracking von Krankenhaus-Assets verwendet. 2019 soll das System vorerst für alle größeren Assets implementiert werden. Zusätzlich zu den stationären Readern werden dann auch Handhelds zur Anwendung kommen.
Die gesammelten Daten sollen für die Lokalisierung, Wartung und Instandhaltung genutzt werden.
Fingerprint-Lösung war nicht zufriedenstellend
Das auf die Behandlung von Privatpatienten spezialisierte Al-Ahli Hospital wurde 2004 eröffnet. Für die Versorgung und Behandlung von 250 Patienten in den insgesamt 25 Fachabteilungen sowie die Verwaltung und Organisation des Krankenhaus-Campus mit insgesamt vier Gebäuden sind rund 1.500 Angestellten verantwortlich.
Zur Zeiterfassung kam eine Fingerprint-Lösung zur Authentifizierung der Mitarbeiter unter anderem an den Eingängen der Gebäude zum Einsatz. Wiederholte Schwierigkeiten mit dem System veranlassten das Klinikmanagement 2015 dazu, eine neue Lösung zu implementieren. Khaled Mohammed Ezz Al-Din, Regional Manager für ID Systems & IT bei OG Tech, blickt zurück auf den Start des ersten RFID-Projektes in der Klinik, dem noch weitere folgen sollten:
„Mitarbeiter meldeten der Klinikleitung häufig auftretende Probleme mit der Fingerabdruck-basierten Anwesenheitsüberprüfung in Operationssälen und in weiteren Bereichen auf dem Campus. Auch mehrten sich die Zweifel, ob die Fingerprint-Lösung den in diesem Arbeitsumfeld notwendigen Hygiene-Standards dauerhaft entsprechen kann.“
UHF-RFID für korrekte Zeitnahme und Einhaltung von Pausenzeiten
„Im Gespräch mit der Klinikleitung skizzierten wir eine UHF-RFID-basierte Lösung vor, um die Transparenz in den Prozessen auf das gewünschte Maß zu erhöhen. Darüber hinaus bringt die automatische, berührungslose Erfassung der Mitarbeiter Vorteile mit Blick auf die Hygiene mit sich, weil keine aktive Mitwirkung zur Authentifi zierung nötig ist“, erklärt Khaled Mohamed Ezz Al-Din.
Im Lastenheft der Klinikleitung stand eine optimierte Sichtbarkeit der Mitarbeiter nicht nur für die Registrierung der Arbeitszeiten, sondern auch während der Arbeit auf dem Campus.
„Das Krankenhausgelände umfasst neben den vier Gebäude auch weitläufige Parkfl ächen. In der Vergangenheit häuften sich Verspätungen der Ärzte beispielsweise bei Operationen, weil sie keine Parkplätze finden konnten. Auch für diese Herausforderung konnten wir eine Lösung basierend auf UHF-RFID präsentieren. Mitarbeiter erhalten UHF-RFID-Windshieldlabel für ihre Autos. Long-Range-Reader erfassen diese Label an speziell für das Klinikpersonal vorgesehenen Parkflächen. Die Schranken werden geöffnet und eine erste Stufe der Zeiterfassung startet.“ So will die Klinikleitung sicherstellen, dass die Mitarbeiterparkplätze nur von Berechtigten genutzt werden.
„Ein zweites Mal werden die Angestellten erfasst, sobald sie eines der Gebäude betreten. Die Arbeitszeit beginnt jedoch erst mit dem Betreten des korrekten Gebäudes, in welchem der jeweilige Dienst geplant ist. Erreicht der Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz zur vorgesehenen Zeit, werden die vorherigen Tracking-Events ab Parkplatz nicht weiter gespeichert.“
Auch die Einhaltung von Pausenzeiten, die genau in den Arbeitsverträgen festgeschrieben sind, kann so überprüft werden. Für Angestellte, die nur vorübergehend im Al-Ahli Hospital tätig sind, können unkompliziert Zutrittskarten bedruckt und mit dem System verknüpft werden, erklärt Khaled Mohamed Ezz Al-Din. „Wir beliefern das Krankenhaus mit auf der Rückseite vorbedruckten Karten. Mit einem Kartendrucker vor Ort im Krankenhaus können die Karten auf der Vorderseite personalisiert werden.“
Die eigenen Anwesenheitsdaten sind für das Personal jederzeit über eine Schnittstelle zum ERP-System einsehbar. „Deshalb erfährt die Lösung bei den Mitarbeitern eine hohe Akzeptanz: Es erfolgt ohne ihr Zutun, ist aber gleichzeitig vollkommen transparent für alle Beteiligten.“
Permanente Fort- und Weiterbildung garantiert
Um dem von der Klinikleitung geforderten Wissensstand der Mitarbeiter kontinuierlich durch Weiterbildungen zu gewährleisten, trägt ebenfalls eine RFID-basierte Lösung bei. „Für diesen speziellen Anwendungsfall haben wir eine Handheld-Applikation für die Fortbildungsveranstaltungen entwickelt“, erklärt Khaled Mohamed Ezz-El Din.
„Der Vortragende gibt den Titel der Veranstaltung ein, und das Handheld – das von ATID stammt – lädt automatisch die Teilnehmerliste herunter.“ Per Knopfdruck am Anfang und Ende der Session kann auf diesem Weg die Anwesenheit aller Teilnehmer direkt über ihren Mitarbeiterausweis verifiziert werden.
„So wird sichergestellt, dass das Personal die für ihre Tätigkeiten notwendigen Weiterbildungen erhalten und immer auf dem neusten Stand sind.
Engmaschige Antenneninstallation ermöglicht 100-prozentige Erfassung
„UHF-RFID bietet für die bisher implementierten Applikationen nicht nur die benötigten Lesereichweiten von bis zu zehn Metern, auch die Verbrauchsmaterialien sind kostengünstig und wartungsfrei“, stellt Khaled Mohamed Ezz-El Din die Vorteile der gewählten Technologie in den Vordergrund. Auch wenn an den Zufahrten und den Gebäudeeingängen theoretisch eine Antenne ausgereicht hätte, setzte OGTech bei der Lösug auf Multiplexer von Feig Electronic.
„Der externe Multiplexer ermöglicht den Anschluss von mehreren Antennen an einen Reader – die ebenfalls aus dem Long-Range-Portfolio von Feig Electronic stammen. So wird heute der Haupteingang mit einer Breite von rund zehn Metern über insgesamt acht Antennen abgedeckt. Bei kleineren Eingängen und einfachen Hintertüren reichen zwei Antennen. Die große Anzahl von Antennen ermöglicht die 100-prozentige Erfassung jedes Mitarbeiter-Badges, das den jeweiligen Eingang passiert, unabhängig davon, in welcher Ausrichtung sich der Transponder im Badge befindet.“
„Schlanke“ Middleware schafft nachhaltige Integration
„Die Klinikleitung hat großen Wert darauf gelegt, eine performante Tracking-Lösung zu implementieren, die gleichzeitig so wenig Aufwand wie möglich bei der Anbindung an bestehende Systeme erzeugt“, berichtet Khaled Mohamed Ezz-El Din und führt aus: „OGTech verfügt über eine individuell anpassbare Middleware. Darauf basierend haben wir bei der RFID-Integration lediglich einen Baustein im Klinik-eigenen ERP-System ergänzt – die datenseitige Abbildung der Long-Range-RFID-Identifikation.“
Neben der softwareseitigen Anbindung trug OGTech auch dazu bei, dass die entsprechend der Klinikanforderungen benötigten Business Logiken implementiert wurden. „In das Tracking wird mit einbezogen, ob ein Mitarbeiter nur auf den Parkplatz gefahren ist, aber das Gebäude nicht betreten hat, ob er sich im falschen Gebäude aufgehalten hat und wann er das Krankenhausgebäude nach Feierabend verlassen hat – nicht erst, wenn er den Parkplatz verlässt.“
Tracking wird modulartig weiterentwickelt
Die IT-Abteilung kann sämtliche RFID-Installationen in Echtzeit in ihrer Funktion überwachen. So soll sichergestellt werden, dass bei einer Fehlfunktion keine Tracking-Daten verloren gehen. Auf Basis der positiven Erfahrungen mit der RFID-Technologie in der Zeiterfassung und Zufahrtskontrolle, will das Krankenhaus weitere Prozesse mit UHF-RFID optimieren.
Khaled Mohamed Ezz-El Din führt aus: „Anfangs wurde mit der Tracking-Lösung ausschließlich die Arbeitszeiten der Angestellten erfasst. Anschließend wurde das System um die Erfassung von KPIs und um die Zufahrtskontrolle an den Mitarbeiterparkplätzen erweitert. Dabei handelt es sich jeweils um hinzugefügte Add-Ons zu einer bestehenden Basislösung, nicht um vollumfängliche neue Projekte.“
Das aktuellste der hinzugefügten Features ist die Erfassung des Personals in internen Fortbildungsveranstaltungen. „Dieses Modul haben wir erst 2018 implementiert.“
Ausweitung auf Asset-Management das nächste Ziel
OGTech plant gemeinsam mit der Klinikleitung des Al-Ahli Hospitals eine Ausweitung des RFID-Einsatzes in weiteren Arbeitsprozessen. Im Fokus steht aktuell das Krankenhaus- Asset-Management, beschreibt Khaled Mohamed Ezz-El Din.
„Wir haben bereits zahlreiche Checkpoints in den Erdgeschossen für das Erfassen der Mitarbeiter installiert. Allein auf Basis dieser bestehenden Infrastruktur können wir auch die Bewegungen von Assets zwischen den Gebäuden nachverfolgen.“ Werden Assets ohne ausreichende Berechtigung entfernt oder ungeplanterweise in ein anderes Gebäude auf dem Campus gebracht, können sofort die entsprechende Maßnahmen zur Überprüfung eingeleitet werden. Um auch innerhalb der weiteren Etagen Lokalisationsinformationen über die Assets zu erhalten, kann eine Handheld-Anwendung als Modul hinzugefügt werden.
„So können wir ein Inventarsystem implementieren, wie wir es bereits in ähnlicher Form für die Dokumentenverwaltung in der Staatsanwaltschaft von Katar realisiert haben. Auch für den Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten können die Daten der Assets genutzt werden.“ Das RFID-basierte Asset-Tracking soll 2019 auf alle größeren Assets ausgerollt werden. „Auch das Tracken von Operationsinstrumenten ist bereits angedacht“, blickt Khaled Mohamed Ezz-El Din voraus.
