In 2 Jahren von intransparenten Prozessen zu einer der weltweit größten Asset-Management-Anwendungen.
Das Gesundheitsministerium der Vereinigten Arabischen Emiraten (VAE) trägt die Verantwortung für den überwiegenden Teil der Gesundheitseinrichtungen und der dazugehörigen Verwaltung und Logistikstandorten. Das Ministerium registrierte zunehmend Ineffizienzen im Asset-Management. Zeitverluste, höhere Arbeitsbelastungen, steigende Kosten und eingeschränkte Transparenz waren die Folge.
Um die Missstände zu beseitigen, beauftragte das Ministerium die Entwicklung und Integration einer UHF-RFID-basierten Lösung. Der aktuelle Rollout begann Anfang 2020. Die Umsetzung an fast 150 Einzelstandorten in sieben Staaten eine der umfänglichsten RFID-Integrationen in diesem Sektor weltweit.
Maged Mourad, General Manager RFID-Systeme, OGTech im Interview mit RFID im Blick.
12.500 Krankenhausbetten für 10,5 Millionen Einwohner
In den sieben Staaten der Vereinigten Arabischen Emiraten (VAE) stehen für rund 10,5 Millionen Einwohner über 12.500 Krankenhausbetten zur Verfügung. Das größte Haus in den VAE ist die im November 2019 eröffnete und 300.000 Quadratmeter große Sheikh Shakbout Medical City mit 723 Betten. Jeder Staat verfügt über wenige eigene oder privat geführte Einrichtungen. Der überwiegende Teil der Einrichtungen im Gesundheitswesen wird zentral vom Gesundheitsministerium der VAE betrieben und kontrolliert.
Asset-Management in 147 Gesundheitseinrichtungen
Das Gesundheitsministerium der VAE ließ bis zum Frühjahr 2020 eine RFID-basierte Asset-Tracking und -Management-Lösung in insgesamt 147 Einrichtungen des öffentlichen Gesundheitswesens integrieren. Die Lösung umfasst das Taggen von über einer Millionen Assets in Krankenhäusern, Tageskliniken, Gesundheitszentren, Lagerhäusern und Verwaltungsgebäuden.
Die Bandbreite der getaggten Objekte umfassen Medizingeräte, IT-Equipment, Einrichtungsgegenstände und technische Gebäudeausstattungen.
Go-Live Ende 2019 in den 10 größten Einrichtungen
Im Herbst 2019 fand die Inbetriebnahme der Lösung in den zehn größten Gesundheitseinrichtungen statt. Der Go-Live folgte einer Pilotphase, die nach einer öff entlichen Ausschreibung Anfang 2018 vom Systemintegrator OGTech im August des Jahres gewonnen wurde.
Für die Pilotphase integrierte das Team von OGTech 350.000 UHF-RFID-Tags, 17 UHF-RFID-Handhelds und zehn UHF-RFID-Label-Drucker. „Die Tests unter Live-Bedingungen erzielten die geplanten Ergebnisse, sodass der Rollout stufenweise – zunächst in 10 Häusern der Gesundheitsversorgung – gestartet werden konnte“, berichtet Maged Mourad.
Nächster Schritt: RFID-basiertes Medikamenten-Management
Als nächste Ausbaustufe plant das Gesundheitsministerium die Ausweitung des RFIDEinsatzes auf Medikamente und Arzneimittel. „Das Ministerium erhofft sich durch das Taggen von Verpackungen, Fläschchen und Arzneimittelbehältern einen transparenten Einblick in Haltbarkeitsdaten der Medikamente.
Die Lokalisierung von Medikamenten ist dabei ebenso wichtig, wie die frühzeitige Information, wenn Produkte nachgefüllt werden müssen. Ein weiterer Aspekt ist das Verfolgen von Medikamenten, um zu verhindern, dass sie abhandenkommen“, beschreibt Maged Mourad die Anforderungen im Pharmazie-Bereich der Gesundheitseinrichtungen.
Tausende Assets pro Standort – indoor und outdoor
Jede Einrichtung, die dem Gesundheitsministerium untersteht, muss je nach Gebäudegröße einige Hunderte bis zu mehreren Tausend Assets verwalten. Das Management dieser Assets verfolgt drei Zielsetzungen. Erstens ist es essenziell, dass medizintechnische Geräte in Krankenhäusern und Behandlungszentren kurzfristig auffi ndbar sind, wenn sie zur Behandlung von Patienten benötigt werden. Zweitens müssen regelmäßige Inventuren durchgeführt werden.
Da Assets zum Teil zwischen den Einrichtungen verliehen werden, stößt eine manuelle Erfassung und Dokumentation jedes einzelnen Objektes schnell an Grenzen des Zeitaufwandes. In der Folge wurden Inventuren nicht in der benötigten Häufigkeit durchgeführt. Die dritte Zielsetzung ist die Automatisierung des Wartungsmanagements. Insbesondere elektrische und mechanische Komponenten müssen regelmäßigen Funktionsprüfungen unterzogen werden.
Das Auffinden und die exakte Identifikation jedes dieser zu wartenden Assets gewährleistet den reibungslosen Betrieb in den Einrichtungen.
„Wartungen betreffen dabei bei weitem nicht nur medizinische Geräte wie Infusionspumpen oder Beatmungsgeräte. Auch die Funktion der Gebäudetechnik muss abgesichert werden. Zahlreiche der getaggten Assets befinden sich im Außenbereich, wie Überwachungskameras, Generatoren oder Teile der Klimaanlage“, berichtet Maged Mourad. Bei den Außenanwendungen musste für die Entwicklung der Tagging-Lösung berücksichtigt werden, dass die Tageshöchsttemperaturen bis zu 50 Grad Celsius im Schatten erreichen können.
Erst die Software, dann die Hardware
Die Entwicklungsziele für die software-seitige Integration der Asset-Management-Lösung lag auf der vollständigen Einbindung in das vorhandene Microsoft ERP des Gesundheitsministeriums. Gleichzeitig musste die Anwenderoberfläche so benutzerfreundlich wie möglich gestaltet werden, damit der Verwaltungsaufwand für Mitarbeiter so niedrig wie möglich ist.
„Gemeinsam mit dem IT-Team des Gesundheitsministeriums haben wir daran gearbeitet, wie jedes Datum der getaggten Geräte in das ERP integriert werden kann, ohne dass Doppelungen zwischen den zahlreichen Schnittstellen der einzelnen Einrichtungen entstehen“, so Maged Mourad.
Die Software-Entwicklung und -Einbindung in das bestehende ERP wurde Ende 2018 abgeschlossen. Im Anschluss startet das Tagging der Assets. „Jedes Objekt wurde gekennzeichnet und anschließende samt Stammdaten, Wartungshistorie und verknüpfter Tag-ID in der Asset-Management-Software aktualisiert.“
Flexible Hardware-Integration für maximalen Output
Umfasste die Pilotphase und der initiale Rollout in zehn Einrichtungen die Bereitstellung von Handhelds zur Erfassung getaggter Objekte, kommt heute ein Mix aus mobiler und festinstallierter Reader-Technologie zum Einsatz.
UHF-RFID-Handhelds sind die zentrale Schnittstelle
Die Erfassung getaggter Assets erfolgt hauptsächlich über UHF-RFID-Handhelds. Inventuren und Audits können von Mitarbeitern in deutlich reduzierter Zeit raumspezifi sch erfolgen. „Wir haben die Mitarbeiter der Einrichtungen von Beginn der Testphase an im Umgang mit der eingesetzten Hardware geschult. Die Handhelds ermöglichen die größtmögliche Flexibilität – vom Lokalisieren einzelner Assets bis zu routinemäßigen Vollinventuren“, erläutert Maged Mourad.
Reader-Gates an allen Ein- und Ausgängen
Festinstallierte Long-Range-UHF-Reader und -Antennen von Feig Electronic als Gates realisiert sind Teil der zweiten Rollout-Phase. „Nachdem die Funktionalität im Proof-of-Concept mit UHF-RFID-Handhelds getestet und belegt wurde, bestand die Anforderung der Integration fester Lesepunkte. Die Erfassung von getaggten Objekten an Ein-, Über- und Ausgängen unterstützt die exakte Lokalisierung der mobilen Assets.
Diese Funktion ist insbesondere für das Auffinden von Medizingeräten und kontinuierlich benötigten Objekten wie Betten oder Rollstühlen wichtig. Einige dieser Assets zirkulieren auch zwischen den verschiedenen Einrichtungen oder werden für bestimmte Zeiträume verliehen. Die exakte Dokumentation der Bewegung ist für die Verwaltung unerlässlich“, so Maged Mourad.
Breites Spektrum an Tags und Labeln
Der größte Anteil der über eine Millionen Tags sind UHF-RFID-Label von Smartrac. „Die Label kommen auf allen Objekten zum Einsatz, die keine besondere Herausforderung an die Tags stellen. Dazu gehören Möbel und andere Einrichtungsgegenstände. Für Objekte aus Metall nutzen wir spezielle On- Metal-Tags. Alle Assets, die im Außenbereich der Gesundheitseinrichtungen in die Asset-Management-Lösungen integriert werden, benötigen ebenfalls Spezial-Transponder, die den hohen Temperaturen und der Sonneneinstrahlung dauerhaft widerstehen“, erläutert Maged Mourad.
Die Tags werden an möglichst diskreten Stellen der Assets platziert, um bei Möbeln und anderen Einrichtungsgegenständen optisch nicht störend zu wirken. „Das Taggen erfolgt unter der Maßgabe, dass die Tags nur in Ausnahmen sichtbar platziert werden, jedoch immer aus Reichweiten von mindestens fünf Metern lesbar sind.“
Drucker vereinfachen die Asset-Integration vor Ort
In allen größeren Einrichtungen kommen heute RFID-Label-Drucker von Zebra Technologies zum Einsatz. Mit den Druckern besteht die Möglichkeit, neue Assets zeitnah in die Management-Lösung zu integrieren. „Mitarbeiter können direkt vor Ort Label kodieren und auf diesem Weg unkompliziert neue Assets kennzeichnen und die ID via Handheld in die Management-Software eintragen“, berichtet Maged Mourad.
Maged Mourad, General Manager RFID-Systeme, OGTech
„Für die Pilotphase integrierte das Team von OGTech 350.000 UHF-RFID-Tags, 17 UHF-RFID-Handhelds und zehn UHF-RFID-Label-Drucker. Die Tests unter Live- Bedingungen erzielten die geplanten Ergebnisse, sodass der Rollout stufenweise – zunächst in 10 Häusern der Gesundheitsversorgung – gestartet werden konnte. Als nächste Ausbaustufe plant das Gesundheitsministerium die Ausweitung des RFIDEinsatzes auf Medikamente und Arzneimittel.
Das Ministerium erhofflt sich durch das Taggen von Verpackungen, Fläschchen und Arzneimittelbehältern einen transparenten Einblick in Haltbarkeitsdaten der Medikamente. Die Lokalisierung von Medikamenten ist dabei ebenso wichtig, wie die frühzeitige Information, wenn Produkte nachgefüllt werden müssen.“
