RFID-Dokumentenmanagement im Belfast Trust
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RFID-Dokumentenmanagement im Belfast Trust

Der Belfast Health and Social Care Trust bietet Gesundheitsdienstleistungen für 340.000 Menschen im Großraum Belfast. Der Trust speichert, greift zu auf und verwaltet fast 4.000.000 Gesundheitsakten in sechs Archivbibliotheken sowie bei externen Speicher-Dienstleistern.

Um bis 2020 weitestgehend papierlos zu arbeiten, ersetzte der Trust die manuelle Barcode-Aktenerfassung durch ein automatisiertes, RFID-basiertes Dokumentenmanagement.

Um dieses Ziel zu erreichen, entschied sich der Trust für die Integration von Kathrein Solutions RFID-IoT-Gateways sowie die Kathrein Solutions CrossTalk IoT-Suite.

Situation

Der Trust betreibt verschiedene IT-Systeme, die Gesundheitsinformationen von Patienten speichern – die übergreifenden Akten aber sind in Papierform abgelegt. Das vormalige Verfahren – die Kennzeichnung via Barcode – erforderte hohen Ressourcen- und Personaleinsatz und belastete daher sowohl das medizinische Personal als auch die Patienten. So lagen beispielsweise Patientenakten nicht rechtzeitig vor vereinbarten Behandlungsterminen vor. Diese Verzögerungen in den Prozessen belasteten insbesondere die Mitarbeiter mit direktem Patientenkontakt.

Im Rahmen der Digitalisierungsstrategie für das Dokumentenmanagement hatte der Trust bereits in mehrere Proofs of Concept für RFID investiert. Indem die Verwaltung der Patientenakten optimiert wird, kann der Trust Zeit und Kosten für die Lagerung und das Auffinden von Dokumenten einsparen.

Lösung

Jede Akte verfügt heute über einen RFID-Tag und jedes Archiv, jeder Aktentrolley und jeder Krankenhausflur wurde mit RFID-Lesegeräten von Kathrein Solutions ausgestattet.

Die Mitarbeiter nutzen einen Handheld-Reader, um die Akten zu lokalisieren und zu identifizieren. Kinsetsu hat diese Dokumentenmanagement mit der CrossTalk Software Suite integriert, sodass Mitarbeiter in der Dokumentenmanagement leicht überwachen können, wo sich die Patientenakten innerhalb des Krankenhauses befinden. Dadurch schafft der Trust wertvolle Business Intelligence.

Technologiepartner

Hardware & Software

  • Kathrein Solutions: ARU 3500 IoT Gateways
  • Kathrein Solutions: IoT-Suite CrossTalk

Vorteile

  • 66.000 manuelle Barcode-Scans pro Monat wurden durch ein automatisiertes RFID-basiertes Dokumentenmanagement ersetzt.
  • Kürzere Ablage- und Abrufzeiten
  • Reduzierung von fehlenden Akten
  • Verbesserte Rückverfolgbarkeit und Nachweisführung
  • Kathrein CrossTalk IoT-Suite vernetzt die isolierten IoT-Projekte des Trust miteinander

Perspektive

  • Mit CrossTalk generierte Daten aus den Readern, ermöglichen es den Mitarbeitern des Trusts, Trends in der im Geräteeinsatz und den nötigen Wartungszyklen besser zu verstehen sowie weitere Anwendungsgebiete im Trust zu identifizieren, die zukünftig transformiert werden könnten.

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