AV Ausrüstungsvermietung durch UHF RFID beschleunigt

Tags für Television von HID Global

Filmunternehmen oder Großveranstaltungen benötigen viel Ausrüstung für ihre Produktionen. Von Kameras über Kamerazubehör bis hin zur Beleuchtung – jedes einzelne Stück Ausrüstung wird normalerweise gemietet. Eine Bestandsliste kann leicht 1.000 Gegenstände enthalten. Diese im Lager zu finden und Bestandszählungen durchzuführen bevor alles ans Set geliefert wird war ein sehr zeitaufwendiger Prozess.

HID Global bietet nun eine einzigartige RFID Lösung an, welche das Asset Tracking für den Verleih von Filmausrüstung deutlich effizienter gestaltet.

Der US-Amerikanische Filmausrüstungsverleiher Rentex beschleunigt diese Prozesse, indem über 200.000 Gegenstände mit einer RFID-Lösung von HID Global getrackt werden.

Die Pandemie hat zu einem raschen Anstieg von Filmproduktionen für On-Demand Streaming geführt. Filmausrüstung ist daher sehr gefragt. Sie wird üblicherweise gemietet, anstatt im direkten Besitz der Filmunternehmen zu sein.

Ausrüstung für die Filmindustrie

Jede Videoproduktion – sei es ein Film, eine Fernsehsendung, ein Werbespot oder ein Lehrvideo – erfordert eine gewaltige Vielfalt von Ausrüstung. Filmunternehmen mieten diese normalerweise von spezialisierten Verleihern. Puppen, Kameras, Stative, Stromaggregate und viele Kabel werden bestellt und für einen bestimmten Zeitraum gemietet. Verleiher stellen aus den angeforderten Gegenständen eine Lieferung zusammen und übersenden diese an das Set. Um Gegenstände nachzuverfolgen und zu inventarisieren werden oft Barcode-Etiketten an jedem Stück Ausrüstung appliziert. Ähnliches gilt bei großen Musik-, Sport- und Konferenzveranstaltungen.

Bestandszählung verschiedener Gegenstände

Verleiher von AV-Ausrüstung haben große Bestände diverser Komponenten. Tausende unterschiedliche Kabel sind aufgerollt und warten darauf, benutzt zu werden. Aufgabe der Mitarbeiter ist es, genau die richtigen Gegenstände mit Barcode-Scannern zu identifizieren, diese vom Regal zu nehmen und in der sogenannten "Staging Area" zu sammeln. Mitarbeiter gleichen die gesammelten Gegenstände dann mittels Barcode Scans mit der Bestellung ab. Dieser komplexe Prozess muss umgekehrt stattfinden, sobald Kunden die Ausrüstung zurückgeben. Mitarbeiter müssen ebenfalls ermitteln, welche Gegenstände verloren wurden oder beschädigt sind. Danach wird die Ausrüstung in das Warenlager zurückgeführt.

Die Erstellung einer Lieferung für die Film- und Veranstaltungsbranche kann bis zu 1.000 Gegenstände umfassen – einschließlich der Auswahl bestimmter Kabel aus einem Bestand von 25.000 unterschiedlichen Kabeln.

Zeitintensive Identifikationsprozesse

Mit barcodes ist die Erstellung von Lieferungen sehr zeitaufwendig. Manche Ausrüstungsgegenstände sind schwer, die Herstellung des Sichtkontakts für den Scan wird zum Kraftakt. Das Auffinden des richtigen Kabels mit spezifischer Länge nahm auch viel Zeit in Anspruch. "Stellen Sie sich vor, Sie stehen in einem Warenlager in der Abteilung für Kabel", sagt Ken Horton von HID Global.

"Da sind 25.000 Kabel auf verschiedenen Regalen, und Sie müssen ein bestimmtes Kabel lokalisieren und abholen." Über diese Schwierigkeit hinaus hat der Scanvorgang aller Gegenstände im Verladebereich mit zwei Personen für manche Bestellungen zweieinhalb Stunden in Anspruch genommen. Derselbe Arbeitsaufwand war bei Rückgabe der Gegenstände notwendig. Die Erstellung des Ausnahmeberichts, in dem verlorene oder beschädigte Ausrüstung gelistet wird, hat Tage gedauert.

Menschliche Fehler und Geschäftsverlust

Das manuelle Scannen von Barcode-Etiketten steigert die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler. Die Chance Ausrüstung zu übersehen ist hoch. Außerdem kostet der Prozess wertvolle Zeit. Während Ausrüstung geprüft wird oder die Rückführung ins Lager aussteht, kann sie nicht an neue Kunden verliehen werden.

Die Filmausrüstung wird mit RFID identifiziert

RFID-getaggte Ausrüstung kann in wenigen Sekunden im Pulk und ohne Sichtkontakt gelesen werden – ein erheblicher Vorteil gegenüber Barcodes.

Das Problem mit RFID lösen

Wenn RFID Tags an allen Leihobjekten appliziert sind, ist die Objektidentifikation sehr einfach. Zuerst wird die Identifikationsnummer des gesuchten Gegenstands im Softwaresystem aufgerufen. Ein Handheld-Reader kann wie eine Art Geigerzähler genutzt werden, da das Gerät Feedback gibt, sobald es sich dem gesuchten Objekt nähert.

Dies ist bei der Identifikation bestimmter Kabel auf vollgepackten Regalen eine immense Hilfe, sogar wenn kein Sichtkontakt vorhanden ist. In der Staging Area können mehrere RFID Tags gleichzeitig gelesen werden, selbst wenn die getaggten Objekte bereits in Containern verpackt worden sind. Ein Unternehmen gibt an, dass ein zweieinhalbstündiger Prozess mit zwei Mitarbeitern nun um 95 Prozent effizienter ist: die Arbeit kann von einer Person in nur fünfzehn Minuten bewältigt werden.

In einem anderen Fall wurde der Check-In Prozess von 22 Minuten auf 10 Sekunden verkürzt. Stationäre Lesegeräte oder RFID Gates verkürzen die Identifikationszeit bei Rückgabe der Ausrüstung. Das Leseergebnis ist viel präziser und Ausnahmeberichte können rasch erstellt werden. Sie erreichen die Kunden nun 90 Minuten nach Rückgabe der Ausrüstung. Abgesehen von beschädigten Gegenständen kann die zurückgegebene Ausrüstung sofort erneut verliehen werden.

Auto-ID software

Für die Verwaltung der einzigartigen Identifikationsnummern der Filmausrüstung wird eine spezialisierte Software genutzt. Diese sammelt, speichert und verarbeitet die von den Tags gesammelten Informationen, garantiert schnelle und präzise Informationen über den Leihstatus und verlinkt Ausrüstung mit benötigtem Zubehör. Um Warenlisten zu vereinfachen können verwandte Gegenstände in der Software definiert werden. Beispielsweise wird ein Kamera Kit mit 20 Linsen als einzelner Gegenstand angezeigt, anstelle von 21 unterschiedlichen Objekten. Die Daten werden zunehmend in einer Cloud gespeichert, auf die mittels Smartphone Apps zugegriffen werden kann.

Die Hardware

Die passiven RFID Tags übermitteln Informationen im UHF-Frequenzbereich und können auf einer Distanz von bis zu zehn Metern gelesen werden. Tags können kälte- oder hitzeresistent sein und UV-Strahlung und Wasser widerstehen, je nachdem welche Eigenschaften von Kunden gefordert sind. Sie werden auf der Oberfläche der Ausrüstung appliziert und können mit unterschiedlichen Materialien funktionsfähig sein. Kabel werden mit dem Sentry Cable Tag identifiziert. Hinsichtlich der Lesegeräte gibt es keine besonderen Anforderungen für diese Anwendung.

Die Tags verbleiben über die gesamte Produktlebensdauer an der Ausrüstung, trotz rauen Umgangs und Umwelteinflüssen, unter denen viele der Leihgegenstände eingesetzt werden.

Rentex Verleih für die Unterhaltungsindustrie

Asset Tracking

Rentex ist ein Verleiher professioneller Unterhaltungsausrüstung. 1980 gegründet ist das Unternehmen ein Experte für den Verleih von Videoausrüstung. Bis 2020 verließ sich Rentex bei der Identifikation von hunderttausenden Gegenständen auf Barcodes. Dies war enorm zeitintensiv. Bei einer Prozessüberprüfung im Jahr 2020 wurde festgestellt, dass die Effizienz und die Genauigkeit gesteigert werden mussten. Da die Verarbeitung jedes einzelnen Gegenstands Minuten dauerte summierten sich die Arbeitsstunden rapide. Dies erhöhte die Betriebskosten und verlangsamte die Auslieferung an Kunden.

Rental Tracker liefert die Software

Rental Tracker ist ein Softwarelieferant für Unternehmen, welche Ausrüstung an die Filmindustrie verleihen. Das Unternehmen versteht die Bedürfnisse der Branche, insbesondere dass jedes Stück Ausrüstung und jede Minute zählen. Da Rental Tracker mit dem Verleihprozess so vertraut ist, konnten Engstellen identifiziert werden, die arbeitsintensiv waren und die Transaktionen stark verlangsamten. Ken Horton erinnert sich: "Sie haben mit uns zusammengearbeitet und gesagt: OK, RFID könnte dieses Problem lösen. Wie entwickeln wir Tags, welche die Anforderungen dieser Industrie erfüllen? Und genau das haben wir gemacht."

Die Lösung implementieren

Mehrere Tag Designs wurden genutzt, um die beste Leistung auf den Oberflächen der verschiedenen Leihobjekte zu gewährleisten. Rentex testete die robusten Tags, welche für die Leihbranche konzipiert wurden, indem die Tags auf eine Metallplatte gelegt und mit einem Schlosserhammer geschlagen wurden.

Die Tags widerstanden drei kräftigen Schlägen bevor die Funktionsfähigkeit nicht mehr gegeben war. Diese Schläge waren wesentlich stärker als alle Erschütterungen, denen die Tags im normalen Gebrauch ausgesetzt wären. Die Robustheit der Tags war erwiesen. Zwei Sentry Tags, einer für Kabel und einer genereller Tag, sind ebenfalls im Gebrauch. Das RFID System wird seit Dezember 2020 an allen zehn Rentex-Standorten eingesetzt. Insgesamt sind 200.000 Objekte getaggt.

Ergebnisse

Die Prozesseffizienz bei Rentex stieg beinahe unverzüglich an. In einem Fall konnte Rentex einen zweieinhalbstündigen Prozess mit zwei Mitarbeitern zu einem 15-Minuten Prozess mit nur einem Mitarbeiter transformieren. Dies entspricht einer Zeit- und Kostenersparnis von 95 Prozent. Darüber hinaus hat Rentex einen 22-minütigen Check-In Prozess mit einem ersetzt, der nur zehn Sekunden dauert. Dies entspricht einer Zeitersparnis von 99.24 Prozent. Die Arbeit bei Rentex wird nun von weniger manuellen Prozessen und mehr Automatisierung geprägt.

Mit einem RFID Reader wird Ausrüstung in wenigen Sekunden identifiziert, was einer Zeitersparnis von 99,24 Prozent entspricht.

Interview

AV Ausrüstungsverleih ist präziser mit RFID

Ken Horton erklärt im Interview mit RFID im Blick wie Verleiher von AV-Ausrüstung die Genauigkeit von Lieferungen und Bestandszählungen mit RFID verbessern und Arbeitsprozesse vereinfachen.

Ken Horton ist CEO von Vizinex RFID (Teil von HID Global).

1. Herr Horton, welches ist der Zielmarkt für die von Ihnen angebotene Lösung?

Der Zielmarkt über den wir sprechen sind Unternehmen, die Ausrüstung verleihen, welche für die Erstellung von Filmen oder Werbespots genutzt wird. Den Produzenten geht es dabei hauptsächlich um die Finanzierung, die Qualität der Drehbücher und die angestellten Schauspieltalente. Sie wollen die für eine bestimmte Produktion benötigte Ausrüstung nicht kaufen, da für den nächsten und übernächsten Dreh andere Ausrüstung gebraucht wird. Daher verlassen sie sich auf Verleiher von AV-Ausrüstung und deren großer Bestände.

2. Wie läuft der Bestellprozess für die Ausrüstung ab?

Ein Filmunternehmen geht auf einen Verleiher zu und fragt nach eintausend Gegenständen. Es werden Kabel und Scheinwerfer gebraucht, alles für eine bestimmte Produktion. Und diese Ausrüstung muss ans Set.

Manchmal befindet sich das Set in einem örtlichen Filmstudio, aber manchmal auch mitten in der Wüste Arizonas weil ein Western gedreht wird. Wichtig ist, dass der Verleih exakt die richtigen Objekte identifiziert, diese zu einer Lieferung zusammenstellt, deren Korrektheit verifiziert und an den Kunden ausliefert. Es ist unabdingbar, alles auf Anhieb richtig zu machen.

3. Warum ist es so wichtig, dass die Lieferung zu 100 Prozent akkurat ist?

Weil ein Fehler für alle Beteiligten extrem kostspielig sein kann. Wenn mitten in der Wüste Arizonas festgestellt wird, dass zwar das richtige Kabel geliefert wurde, aber es anstatt 50 Fuß nur 25 Fuß lang ist, kommt die Produktion möglicherweise zum erliegen. Dutzende Menschen stehen herum und warten auf das richtige Kabel.

Es werden wirklich Helikopter vom Lager ausgesandt, um der Crew am Set das korrekte Kabel nachzuliefern. Darum ist Präzision elementar wichtig.

4. Wie ist diese besondere Lösung entstanden?

Wir haben eng mit dem Software-Supplier Rental Tracker zusammengearbeitet, der Software an die Verleihfirmen liefert. Rental Tracker hat begriffen, dass RFID Prozesse verschlanken und die Datengenauigkeit steigern kann, benötigte jedoch einen Partner mit RFID-Expertise. Daher ging Rental Tracker auf Vizinex zu, das jetzt Teil von HID Global ist. Rental Tracker und Vizinex haben an einer gemeinsamen Lösung für diese Unternehmen gearbeitet. Es geht darum, die richtige Ausrüstung parat zu haben, sie effektiv zu nutzen, und schnell zwischen dem Lager und dem Kunden hin- und herzubewegen. Jede Minute in der die Ausrüstung genutzt wird bedeutet Profit. Die Geschwindigkeit und Präzision der Prozesse, mit denen die Ausrüstung vom Warenlager zum Kunden und wieder zurück gelangt, sind entscheidend.