Uniklinikum Dresden kombiniert Schrank- und Raumlösung für ein optimales Wäschemanagement
Seit 2016 kommen am Universitätsklinikum Carl Gustav Carus Dresden UHF-RFID-gechippte Wäscheartikel sowohl als Berufsbekleidung als auch als Flachwäsche zum Einsatz. Für die Berufsbekleidung sind 84 Ausgabeschränke, sowie zwei Raumlösungen, verteilt auf 13 verschiedenen Standorten innerhalb des Uniklinikums installiert.
55 Rücknahmeautomaten sind auf 15 Standorte verteilt. Zwischen der Wäscherei und dem Klinikum sind insgesamt 100.000 Berufsbekleidungsstücke im Umlauf. Ein Großteil davon sind Mietwäscheteile, in speziellen Bereichen mit besonderen Anforderungen, beispielsweise dem Transport, wird auch klinikeigene Berufsbekleidung eingesetzt.
Jennifer Nitz, Projektverantwortliche Wäscheprozess, Geschäftsbereich Logistik und Einkauf im Interview mit RFID im Blick.
Optimierte Wäscheversorgung und erhöhte Versorgungssicherheit die Hauptbeweggründe
Vor der Einführung der automatischen Wäscheausgabesysteme befand sich in jedem Gebäude ein für jeden Mitarbeiter frei zugänglicher Wäscheschrank, der durch den Wäschedienstleister regelmäßig befüllt wurde. Dabei kam es jedoch vielfach zu unkontrollierten Zugriffen. Die Folge: Versorgungsengpässe.
„Dies wiederum führte unter anderem dazu, dass noch mehr Mitarbeiter Kleidung in größerer Menge entnahmen, um sich zu bevorraten. Um diesen Kreislauf zu durchbrechen, wurden automatische Wäscheausgabe und -abwurfsysteme eingeführt, die eine Zugriffskontrolle gewährleisten und damit die Versorgungssicherheit erhöhen“, erläutert Jennifer Nitz die initialen Beweggründe.
Optimierter Wäschekreislauf – reduzierte Liegezeiten
In der Vergangenheit wurde seitens der Wäschedienstleister vielfach ein unklarer Wäscheschwund beklagt, welcher Versorgungsengpässe zur Folge hatte. Flachwäsche wird vor Auslieferung ins Klinikum und nach Abwurf benutzter Wäscheteile im Lager des Wäschedienstleisters erfasst und auf den jeweiligen Bereich gebucht beziehungsweise wieder gutgeschrieben. Auf diese Weise ist exakt nachvollziehbar, welcher Bereich welches Wäschestück erhalten hat.
Das System gewährleistet Datentransparenz auch im Hinblick auf den Wäschedienstleister. Welche Wäschestücke wurden zurückgeführt und welche befinden sich noch im Klinikum. Die Folge: Der Wäschedurchlauf wird optimiert und lange und unregelmäßige Liegezeiten einzelner Textilien vermieden.
Zielsetzung: Transparente Datenlage generieren
„Der Einsatz UHF-RFID-gechippter Wäscheteile erfolgte zunächst für eine optimale Übersicht, welche Artikel wann ins Haus geliefert wurden und welche Teile wieder in die Wäscherei zurückgekehrt sind. Somit besteht die Möglichkeit, den Verbleib fehlender Teile zu klären und den Umgang mit der Wäsche optimiert zu steuern. Die Umstellung auf UHF-RFID-gechippte Wäsche im gesamten Universitätsklinikum erfolgte nach entsprechender Ausschreibung der Wäschedienstleistung und dem in diesem Zusammenhang stattgefundenem Wechsel des Dienstleisters“, führt Jennifer Nitz aus.
Im Rahmen von Neubaumaßnahmen wurden alle erforderlichen Räumlichkeiten und Anschlüsse so geplant, dass bei Inbetriebnahme neuer Gebäude auch die Wäscheversorgung über die vorhandenen Systeme möglich ist. Insoweit kommt es auch immer wieder zu Standortveränderungen. Ziel ist dabei, die optimale und gleichzeitig wirtschaftliche Versorgung des Klinikums mit Frischwäsche zu gewährleisten.
Umfassende Datenanalyse gewährleistet
Da das System feststellt, wann ein Mitarbeiter welche Berufskleidung in welcher Stückzahl entnommen beziehungsweise wieder abgeworfen hat, sollte der zulässige Rahmen für personenbezogene Auswertungen vorab geregelt werden. Insbesondere auch mit zuständigen Datenschutzbeauftragten und der Personalvertretung.
Die Datenanalyse garantiert die Erfassung, wie lange sich Wäscheteile im Uniklinikum befinden, welche Station aktuell wie viele Wäscheteile zur Verfügung hat und wie viel Zeit der Waschprozess in Anspruch nimmt. Es wird zudem erfasst, wie viele Berufsbekleidungsstücke sich in einem Ausgabeautomaten befinden und welche Größen aktuell nachgefüllt werden müssen
RFID-Ausweis für jeden Mitarbeiter
Jeder Mitarbeiter erhält bei Aufnahme des Beschäftigungsverhältnisses einen persönlichen RFID-Chip, dieser erfasst die Arbeitszeit über entsprechende Terminals. Berechtigtes Personal erhält zudem Zugriff auf Berufsbekleidung. Mitarbeiter, die für die Wäscheausgabe berechtigt sind, melden sich über ihren persönlichen RFID-Chip am Wäscheausgabesystem an. Allen Mitarbeitern wird bereits bei Einstellung ein dem Berufsbild entsprechendes Wäscheprofil zugeordnet. Darin ist festgelegt, ob und welche Berufsbekleidung in welcher Anzahl entnommen werden darf.
Schranklösung gewährleistet permanente Inventur
„Nach Anmeldung mit dem persönlichen RFID-Chip können bei der Ausgabe über ein Schranksystem per Touch-Display die benötigten Kleidungsstücke (Hose, Mantel, Kasack, Polo) ausgewählt werden. Nachdem die Auswahl getroffen wurde, öffnen sich die jeweiligen Schranktüren und die Berufsbekleidung kann entnommen werden. Nach dem Schließen der Türen, sowie in regelmäßigen Intervallen findet im System eine Erfassung statt, um alle noch im Schrank befindlichen Wäscheteile zu identifizieren. Gleichzeitig werden die fehlenden Teile registriert und dem Wäschekonto des Nutzers zugeordnet, so dass nachvollziehbar ist, welche RFID-Chip-Nummer – und damit auch welches konkrete Wäscheteil – in welcher Größe und an welchem Standort entnommen wurde“, erklärt Jennifer Nitz die installierte Schranklösung vor Ort.
Digitales Mitarbeiterkontingent reduziert Warenbestand
Berechtigtes Personal kann Berufsbekleidung beliebig oft wechseln. Eine Kontingentüberschreitung, eine Entnahme von mehr als der festgelegten Anzahl von Wäscheteilen, ist nicht zulässig. Solange eine Kontingentüberschreitung vorliegt, kann der oder die Beschäftigte keine weitere Berufsbekleidung entnehmen. Auf diese Weise soll vermieden werden, eine Vielzahl von Kleidungsstücken im persönlichen Spind zu lagern
Raumlösung komplementiert das Wäschemanagement
Jennifer Nitz führt aus, wie die Raumlösung das RFID-gesteuerte Wäschemanagement komplementiert: „In gleicher Weise wird verfahren, wenn Mitarbeiter die Raumlösung nutzen. Ein Zutritt via Wäscheschleuse ist nicht möglich, solange das Kontingent ausgeschöpft ist oder überschritten wurde. Beschäftigte erhalten die Aufforderung zunächst getragene Berufsbekleidung abzugeben bevor frische Ware entnommen werden kann. Um den Raum wieder verlassen zu können, identifiziert sich der Mitarbeiter an der Ausgangstür erneut mit dem persönlichen RFID-Medium.“ Im Anschluss erfolgt eine Erfassung bei der die entnommenen Teile dem Mitarbeiter zugeordnet werden.
Erkennungsrate von 99,2 Prozent
Die Erkennungsrate des Systems liegt nach Herstellerangaben bei 99,2 Prozent und wird maßgeblich durch das Zusammenspiel der vom Dienstleister eingesetzten Transponder, deren Positionierung im textilen Artikel sowie der Platzierung des Artikels im Schrank beeinflusst.
Sollte ein Artikel in einem Scanvorgang nicht erfasst worden sein, so erkennt das System in der Regel beim nächsten Scan den Fehler, so dass eine Korrekturbuchung vorgenommen wird. Erfolgt bis zum nächsten Zugriff des Mitarbeiters auf das System aber keine rechtzeitige Fehlerkorrektur und wurde einem Nutzer ein Teil fälschlicherweise zugeordnet, welches sich tatsächlich noch im Schrank befindet, kann es dazu kommen, dass der Mitarbeiter aufgrund einer angezeigten vermeintlichen Kontingentüberschreitung zeitweise keinen Zugang zum Wäscheausgabesystem erhält.
Hier bedarf es dann eines kurzen manuellen Eingriffs durch eine verantwortliche Person des Wäscheprozesses in die Verwaltungssoftware „texxeo manager“, um den Nutzer wieder freizubuchen.
Rückgabe erfolgt via Abwurfsystem
Die Berufsbekleidung kann jederzeit von den Mitarbeitern abgeworfen werden. Dafür wurden vorgesehene Abwurfsysteme installiert. Das System erkennt das jeweilige Kleidungsstück anhand der RFID-Chipnummer und entlastet automatisch das Wäschekonto der jeweiligen Person.
Heute finden stichprobenartig Vor-Ort-Kontrollen mit Handhelds statt. Diese gewährleisten manuelle Kontrollen der Wäschelager auf den Stationen und eine entsprechende exakte Auswertung ist die Folge.
Ausnahme MRT-Sets: RFID-gechippte Wäschesäcke
Besondere Vorsicht ist im Zusammenhang mit der Nutzung von RFID-gechippter Wäsche im MRT geboten. Es besteht unter anderem die Gefahr einer Überhitzung der RFID-Chips, weshalb hier ausschließlich Wäsche ohne intergrierte RFID-Chips genutzt wird.
Um die Nachverfolgbarkeit dennoch zu gewährleisten, wurden hauseigene, sogenannte MRT-Sets konzipiert. Diese beinhalten RFID-gechippte Wäschesäcken, welche alle bei MRT-Untersuchungen regelmäßig benötigte Wäscheteile enthalten.
